Lors de sa création dans les années 1980, le Property Management System dit PMS hôtellerie servait à gérer les tarifs et les réservations. Depuis, il ne cesse d’évoluer. Il n’y a pas si longtemps, le PMS se faisait sur un tableur Excel. Mais, ce temps-là est révolu. L’ère est désormais à la digitalisation. Explications.
Qu’est-ce qu’un PMS ?
Le Property Management System veut dire littéralement un système de gestion de propriété. En substance, c’est une solution PMS en hôtellerie qui permet de gérer efficacement les établissements hôteliers, d’améliorer la relation avec les clients et d’optimiser les opérations quotidiennes.
Cet outil de pilotage moderne facilite la gestion de toute la partie réception hôtelière comme de la prise de réservations, à la disponibilité, le check-in et le check out, ainsi que les attributions des chambres ou la facturation. En outre, le logiciel permet également de gérer les opérations de maintenance ainsi que les activités liées à la restauration. Par ailleurs, la plupart des logiciels PMS facilitent la navigation grâce à une interface ergonomique.
À noter que le système de gestion de propriété PMS est disponible sur tous les supports : smartphone, tablette et ordinateur.
Fonctionnement d’un outil PMS
Les PMS hôtellerie disponibles sur le marché proposent de nombreuses fonctionnalités. En tout cas, pour une expérience optimale, il est conseillé d’opter pour une solution PMS hôtellerie qui intègre d’autres outils de gestion hôtelière comme un Channel Manager, un moteur de réservation, un système de gestion des paiements et un système de gestion des revenus.
L’intégration d’un PMS hôtellerie à un Channel Manager permet une gestion concomitante de la disponibilité, des réservations, des annulations et des tarifs sur les agences de voyage en ligne. Dans cette optique, une réservation faite sur Expedia ou Booking ou autres canaux de vente en ligne est mise à jour automatiquement par le Channel Manager sur le PMS. C’est pratique pour éviter une surréservation.
Une connexion du système de gestion PMS avec un moteur de réservation donne accès à un contrôle total du flux de réservation. En effet, ils permettent de recevoir directement les réservations sur le site de l‘établissement. Cela procure un avantage de taille puisqu’il n’y a pas de frais de commission à payer aux canaux de vente en ligne.
Par ailleurs, un PMS hôtellerie intégré à un système de gestion des paiements facilite les paiements numériques en intégrant les paiements dans les processus administratifs et fiscaux de l’hébergement.
Quant à la stratégie de tarification de l’hôtel, elle nécessite un système PMS intégré au système de gestion de propriétés. Ce sont les données de PMS comme la disponibilité, les réservations, le taux d’occupation ou autres, qui vont guider les prévisions. Celles-ci vont être gérées automatiquement pour maximiser les profits.
La gestion des propriétés n’est pas en reste. L’outil PMS optimise les activités de nettoyage et d’entretien de l’hôtel en planifiant les tâches de nettoyage et d’entretien via la distribution aux membres du personnel. Il permet entre autres de savoir si une chambre est propre et prête à recevoir un client.